Behandling af personoplysninger

Orientering om behandling af personoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)[1]

Som led i din uddannelse på Rungsted Gymnasium indsamler og behandler Rungsted Gymnasium personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen[2]

Rungsted Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, herunder identificere dig, holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær samt for at vi kan dokumentere, at du fx kan oprykkes til næste klassetrin, kan modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om, eller at du kan indstilles til eksamen.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning, som du finder en oversigt over nederst i dette dokument.

Disse oplysninger er[3]

  • Oplysninger om holdsætning, ønsker ifht. studieretning
  • Dit foto (udelukkende til intern visning på Lectio med mindre du giver samtykke til offentliggørelse, jf. afsnit Rungsted)
  • Individuelle aftaler fx om udlån af IT-udstyr og bøger til dig
  • Oplysninger om dine faglige resultater og standpunkt
  • Oplysninger om din deltagelse i prøver og eksamen,
  • Oplysninger om dit fravær og fraværsgrunde

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx[4]:

  • Oplysninger om din og dine forældres adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i Lectio og på skolens netværk, fx som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang
  • Oplysninger om din færden ind- og ud af skolens bygninger, idet Rungsted Gymnasium benytter elektronisk adgangskontrol i form af nøglekort til skolens fitnessrum. Vilkår for udstedelse af nøglekort fremgår af informationen under Team RG på hjemmesiden. Når du anvender dit elektroniske adgangskort, registrerer Rungsted Gymnasium oplysninger om din ind- og udgang fra skolens bygning.]
  • Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning.
  • Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du (og evt. også dine forældre) aflevere paskopi), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har samtykket til det:

  • Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, fx på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer
  • Registrering af følsomme[5] personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for fx ansøgning om fx SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen
  • Visning af dine kontaktoplysninger i Blå Bog

Du (og dine forældre, hvis du er under 18 år) giver dit samtykke via vores elektroniske betalingssystem Gymbetaling ved optagelsen på Rungsted Gymnasium. Din besvarelse af samtykke er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

Overførsel til tredjelande

Som led i vores behandling af dine personoplysninger, kan der ske overførsel af dine personoplysninger til følgende lande udenfor EU.

De personoplysninger om dig, der kan blive overført til lande udenfor EU, er de personoplysninger, der fremgår af de it-systemer, der hostes på servere udenfor samt dine stamoplysninger og pasoplysninger, hvis du rejser ud af EU på studierejse.

Videregivelse

Rungsted Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide samt Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Dine rettigheder (og dine forældres, hvis du er under 18 år)

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig/jer om selv at logge med jeres brugeradgang ind i et it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22[6].

Retten til indsigelse: Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Rungsted Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse: Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Rungsted Gymnasiums dokumentation for vores administration af dine skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler. Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger, jf. afsnit Rungsted ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia

Rungsted Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på følgende mailadresse Rungsted eller telefonnummer Rungsted.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på dpo@gfadm.dk.

Klageadgang

Rungsted Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Hjemlen til behandling af dine og dine forældres personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen før den 1. august 2017:

[1] Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

[2] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

[3] Bemærk, at skolen ikke er forpligtet til at oplyse om de konkrete typer af personoplysninger, dvs. at pindene kan fjernes, hvis skolen ønsker det.

[4] GF vurderer, at skolen bør oplyse om de behandlinger, som skolen gennemfører af hensyn til kontrol, idet hjemlen hertil og formålet med selve behandlingen ikke findes i STX-lovgivningen. Skolen har derfor behov for at orientere den registrerede elev/forælder om det saglige grundlag for behandlingen

[5] Følsomme personoplysninger er oplysninger om bl.a. politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsdiagnoser, etnisk oprindelige eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering

[6] Tjek hjemmel, når databeskyttelsesloven er vedtaget (forventes i februar 2018).