PERSON- OG DATAOPLYSNINGER

Behandling af personoplysninger

Orientering om behandling af person og dataoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)

LINK: Elevhåndbog 2023 – Personoplysninger

Som led i din uddannelse på Rungsted Gymnasium indsamler og behandler Rungsted Gymnasium personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen[2]

Rungsted Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, herunder identificere dig, holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær samt for at vi kan dokumentere, at du fx kan oprykkes til næste klassetrin, kan modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om, eller at du kan indstilles til eksamen.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning, som du finder en oversigt over nederst i dette dokument.

Disse oplysninger er

  • Oplysninger om holdsætning, ønsker ifht. studieretning
  • Dit foto (udelukkende til intern visning på Lectio med mindre du giver samtykke til offentliggørelse, jf. afsnit Rungsted)
  • Individuelle aftaler fx om udlån af IT-udstyr og bøger til dig
  • Oplysninger om dine faglige resultater og standpunkt
  • Oplysninger om din deltagelse i prøver og eksamen,
  • Oplysninger om dit fravær og fraværsgrunde

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

  • Oplysninger om din og dine forældres adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i Lectio og på skolens netværk, fx som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang
  • Oplysninger om din færden ind- og ud af skolens bygninger, idet Rungsted Gymnasium benytter elektronisk adgangskontrol i form af nøglekort til skolens fitnessrum. Vilkår for udstedelse af nøglekort fremgår af informationen under Team RG på hjemmesiden. Når du anvender dit elektroniske adgangskort, registrerer Rungsted Gymnasium oplysninger om din ind- og udgang fra skolens bygning.]
  • Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning.
  • Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du (og evt. også dine forældre) aflevere paskopi), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har samtykket til det:

  • Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, fx på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer
  • Registrering af følsomme[3] personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for fx ansøgning om fx SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen.

 

Du (og dine forældre, hvis du er under 18 år) giver dit samtykke via vores elektroniske betalingssystem Gymbetaling ved optagelsen på Rungsted Gymnasium. Din besvarelse af samtykke er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

Overførsel til tredjelande

Som led i vores behandling af dine personoplysninger, kan der ske overførsel af dine personoplysninger til følgende lande udenfor EU.

De personoplysninger om dig, der kan blive overført til lande udenfor EU, er de personoplysninger, der fremgår af de it-systemer, der hostes på servere udenfor samt dine stamoplysninger og pasoplysninger, hvis du rejser ud af EU på studierejse.

Videregivelse

Rungsted Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide samt Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Dine rettigheder (og dine forældres, hvis du er under 18 år)

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig/jer om selv at logge med jeres brugeradgang ind i et it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Rungsted Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse: Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Rungsted Gymnasiums dokumentation for vores administration af dine skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler. Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger, jf. afsnit Rungsted ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia

Rungsted Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på følgende mailadresse Rungsted eller telefonnummer Rungsted.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på [email protected].

Klageadgang

Rungsted Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Hjemlen til behandling af dine og dine forældres personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen før den 1. august 2017:

[1] Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

[2] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

[3] Følsomme personoplysninger er oplysninger om bl.a. politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsdiagnoser, etnisk oprindelige eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering

Sikker digital kommunikation med Rungsted Gymnasium

Hvis du vil kommunikere med Rungsted Gymnasium via e-mail, og e-mailen indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger (fx cpr-numre, oplysninger om private forhold, fx dårlig trivsel, familiestridigheder, helbredsdiagnoser eller oplysninger, hvoraf man kan udlede en helbredsdiagnose, mv.), opfordrer vi til, at du bruger en sikker (krypteret) mail.

Den sikre mail beskytter dig imod, at uvedkommende læser med, når mailen sendes via det åbne internet.

Du bør undgå at sende fortrolige eller følsomme personoplysninger til os via Lectio, som kun er til undervisningsbrug.

Der er flere måder at sende en sikker mail på. Nogen mail-systemer har funktioner, der forsøger at kryptere e-mails per automatik, f.eks. Gmail. Da udviklingen på området går hurtigt, kan vi ikke sige noget generelt om alle mail-systemer. Hvis du er i tvivl om dit mail-system kan afsende sikkert, anbefaler vi derfor, at du bruger nedenstående procedure for opsætning af sikker mail i dit eget mailprogram. Dette kan lade sig gøre i Outlook, men ikke i fx Hotmail.

Når du har fulgt vejledningen skal du derefter gå til NemID’s hjemmeside og hente og installere Rungsted Gymnasiums sikker mail-certifikat:

  • Gå til NemId betjening for sikker kommunikation
  • Skriv “[mailadressen på en sikker postkasse hos skolen, fx [email protected] søgefeltet og klik på Søg. Nu dukker Rungsted Gymnasiums oplysninger op under søgefeltet.
  • “Hent certifikat”
  • Åbn
  • “Installer certifikat”, og følg guiden.

Hvis det er Rungsted Gymnasium, som opstarter mailkorrespondancen, sender vi sikker mail til dig via E-boks eller mail.

Hvis du selv opstarter en mailkorrespondance, der indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger, med os via en usikker mail, går vi ud fra, at du er indforstået med, at vi fortsætter korrespondancen via den usikre forbindelse.

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du kontakte Annette Jeppesen hos os på email [email protected].

Videoovervågning

Vi har videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning.

På Rungsted Gymnasium er der opsat tv-overvågning. Nedenfor kan du læse hvorfor. Du kan også læse hvordan vi bruger de personoplysninger, vi får via tv-optagelserne og hvad dine rettigheder er, hvis du har opholdt dig i et tv-overvåget område.

Hvilke personoplysninger registrerer vi og hvad er formålet?

Formålet med overvågningen er kriminalitetsbekæmpelse og –forebyggelse.

Tv-overvågningen sker 24 timer i døgnet.

Hvis du opholder dig i et område, hvor der er tv-overvågning, kan du blive filmet.

Det er tydeligt markeret med skiltning, at der foretages tv-overvågning. Skiltene er opsat i umiddelbar nærhed af de opsatte kameraer. Skiltene viser et billede af et kamera.

Optagelserne bliver gennemgået ved stikprøvekontrol eller ved konkret konstateret eller konkret mistænkt kriminalitet (fx tyveri, indbrud, hærværk eller personrettet kriminalitet) eller anden ureglementeret adfærd. Optagelserne bruges kun til ovennævnte formål. Optagelserne vil blive videregivet til politiet, hvis det skønnes relevant.

Hjemlen til at foretage tv-overvågning findes i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og e, samt i databeskyttelseslovens § 8. Hjemlen til videregivelse til politiet findes i databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 2.

Hvor behandles dine personoplysninger?

De personoplysninger, som Rungsted Gymnasium behandler, vil blive behandlet og opbevaret i skolens it-systemer, som kun få af skolens medarbejdere har adgang til.

Optagelser fra tv-overvågning opbevares i højest 30 dage, hvorefter de slettes.

 

Dine rettigheder

Retten til at få orientering om behandling af dine personoplysninger: Du har ret til at få oplyst, at vi behandler personoplysninger om dig og hvorfor, jf. artikel 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen. Disse oplysninger får du her.

Hvis du ønsker mere udførlige oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte skolens [kontaktperson] eller skolens databeskyttelsesrådgiver (se kontaktoplysninger nedenfor).


Retten til indsigt:
Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne om dig, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra dig) samt hvem vi evt. videregiver dine oplysninger til, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Din ret til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om tredjemands oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger og eventuelt kræve, at oplysningerne bliver slettet, berigtiget eller begrænset, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer tv-optagelserne i maksimalt 30 dage, hvorefter de slettes automatisk. Vi har fastsat dette tidsrum ud fra hensynet til selve formålet med tv-overvågningen. Du kan ikke umiddelbart få slettet optagelse af dig efter kortere tid, end de 30 dage.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du skal kontakte skolens kontaktperson, [email protected]  eller skolens databeskyttelsesrådgiver [email protected] og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige med dig i dit ønske. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, hører du fra os med en begrundelse for, hvorfor dit ønsker ikke kan imødekommes. Du vil i så fald få lejlighed til at udtale dig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt dit ønske vil blive imødekommet. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

 

Formalia

Rungsted Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, som er beskrevet ovenfor, kan du kontakte skolens [email protected] eller skolens databeskyttelsesrådgiver [email protected].

 

Klageadgang

Du kan klage over Rungsted Gymnasiums behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

 

 

ANSØGERE & OPTAGELSE

Når du ansøger om optagelse på Rungsted Gymnasium, behandler vi dine personoplysninger.

Du kan læse vores orientering om vores brug af personoplysninger, når du ansøger om optagelse hos os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 13.

Rungsted Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

LINK Rungsted Gymnasium behandler dine personoplysninger ved optagelse og ansøgning, 2024

NYHEDSBREVE M.M.

I forbindelse med at du har ønsket nyhedsbreve og lignende fra Rungsted Gymnasium, vil du i forbindelse med oprettelsen, skulle registrere dine data i Rungsted Gymnasium’s sikrede datasystem efter følgende retningslinjer:

Behandling af persondata og formål

De persondata, du indsender, vil blive behandlet hos Rungsted Gymnasium. Behandlingen har udelukkende til formål at tilbyde dig relevante karriere- og uddannelsestilbud. Dine personlige oplysninger bliver behandlet fortroligt, og kun de nødvendige medarbejdere har adgang til dine persondata og filer.

Opbevaring af persondata

Dine persondata vil blive gemt i vores database. Selvom du ikke kommer i betragtning til de aktuelle karriere- og uddannelsestilbud, du har vist interesse for, gemmer vi dine oplysninger til en eventuel senere mulighed, medmindre du specifikt beder os slette dem. Dette skal ske ved henvendelse til Rungsted Gymnasium. Du har ret til at få oplyst hvilke oplysninger, der er registreret om dig, ligesom du har ret til at kræve enhver oplysning om dig slettet. Dette sker ligeledes ved henvendelse til Rungsted Gymnasium.

Dine rettigheder

Du har som registreret ret til at modtage oplysning om, at vi hos Rungsted Gymnasium indsamler og behandler dine personoplysninger. Du har også ret til at få indsigt i hvordan vi behandler disse oplysninger.

Du vil i forbindelse med vores indsamling eller modtagelse af dine personoplysninger, få udleveret særskilt information omkring behandlingen af disse oplysninger, i det omfang det er påkrævet af Persondataforordningen eller anden lovgivning.

Hvis vi behandler urigtige oplysninger har du ret til at få berigtiget disse, såfremt berigtigelsen er saglig og korrekt.

Du har ret til at få slettet de personoplysninger, som vi ikke har hjemmel til at behandle, og du kan indgive anmodning herom, såfremt du mener, at vi ligger inde med sådanne oplysninger. Du skal være opmærksom
på, at vi kan være berettiget eller forpligtet til at opbevare oplysningerne som følge af anden hjemmel eller lovgivning, hvorfor vi i en sådan situation ikke kan slette visse oplysninger.

Hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger med henblik på markedsføringsmæssige formål, og vi ikke har ret hertil, kan du som registreret gøre indsigelse herimod, hvorefter vi er forpligtet til at tage stilling til indsigelsen. Du skal være opmærksom på, at du kan have afgivet samtykke til markedsføring jf. afsnittet længere nede.

Du har ret til at få udleveret dine personoplysninger i et format som tillader, at du kan overføre disse til en anden udbyder eller leverandør. Vi kan kun udlevere personoplysningerne digitalt, såfremt de foreligger i en
sådan form. Vi kan ikke bistå med en sammenføring af personoplysninger, som er forudsat af en given tjeneste eller software.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi behandler dine personoplysninger baseret på et samtykke, har du som registreret ret til, til enhver tid, at tilbagetrække dette samtykke. Vi gør i denne forbindelse opmærksom på, at vi kan have anden hjemmel til at fortsætte behandling, hvorefter vi forbeholder os retten hertil, såfremt det er i overensstemmelse med lovgivningen.

Hvis du mener, at vi har behandlet dine personoplysninger i strid med Persondataforordningen, eller på anden hvis har handlet i strid med denne, kan du indgive klage til Datatilsynet. Du kan finde mere information om Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.

Videregivelse af persondata

Rungsted Gymnasium deler ikke dine oplysninger med uautoriseret 3. part.

Krav til oplysninger

Du skal selv sørge for, at de persondata, du afgiver, er korrekte og fyldestgørende. Du bedes undlade at angive følsomme oplysninger om fx race, religion, seksuel orientering eller helbred. Du bør være opmærksom på, at når du søger en stilling hos os, vil din emailadresse fungere som ID. Vi anbefaler derfor, at du angiver en personlig e-mail adresse og ikke en e-mail på din arbejdsplads eller en e-mail adresse, du deler med andre personer.

Rungsted Gymnasium forbeholder sig retten til, til enhver tid, at slette data hvis ovenstående ikke overholdes.

Sikkerhed

Alle data bliver lagret i op til 1 år på sikre servere. Forbindelsen mellem din computer og vores servere foregår efter de gængse sikkerhedsforskrifter ift. kryptering og anden sikkerhed.

Ændringer

Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).

Samtykke og accept af vilkår

Hvis du kan acceptere betingelserne, bedes du afkrydse feltet for at give dit samtykke.