Lectio og retningslinjer

Hvad må Lectio bruges til på Rungsted Gymnasium?

Generel information

Skolen benytter det studieadministrative system Lectio.

Nedenstående er en orientering til alle elever, medarbejdere og forældre, og har til formål at hjælpe med at afklare hvad vi kan bruge Lectio til – og hvad vi ikke må bruge Lectio til:

Lectio må benyttes til:

  • Elevers fraværsregistrering (under forudsætning af, at man kun bruger de prædefinerede valgmuligheder)
  • Helt korte beskeder om aflysninger, møder, fravær mv.
  • Aflevering af skoleopgaver

På Rungsted Gymnasium bruger vi ikke Lectios kommunikationsfunktioner (fritekstfelter), da disse funktioner ikke er sikre nok til at fx oplysninger om elevers sygdom, trivsel og sociale forhold må registreres der.  Vi benytter i stedet e-mail til at kommunikere om den slags. Alle medarbejdere og elever har en mail koblet til gymnasiet i Office 365.

I Lectios kommunikationsfunktioner (fritekstfelter) skriver vi kun helt kortfattede, ikke-fortrolige personrelaterede oplysninger, fx ”møde afholdt”, ”fravær drøftet”, mv.

Fordi funktionerne ikke er sikre nok, benytter vi ikke den mulighed, der er for at skrive en studievejleder- og administrativ note og vi opbevarer heller ikke egentlige elevsager i Lectio. Det opbevarer vi i det elektroniske arkivsystem Docunote (ESDH) som både ledelse, administration og vejledningscenter har adgang til og uddannelse i.

DocuNote (ESDH) og de deri oprettede elevmapper benyttes til alle sager i studievejledning, sanktionssager, lægeerklæringer og SU- og SPS-ansøgninger.

På skolens hjemmeside under fanen ”sikker kommunikation med Rungsted Gymnasium” kan elever, værger og medarbejdere og udefrakommende se, at vi opfordrer til kun at kommunikere om helt få ting via Lectio. Fraværsmeldingen kan benyttes under forudsætning af, at man kun bruger de prædefinerede valgmuligheder (som er ”Andet”, ”Kom for sent”, Skolerelaterede aktiviteter”, ”Private forhold”, ”Sygdom”). Eleverne og forældre opfordres til ikke at uddybe fraværet i fritekstfeltet, idet skolen ikke svarer her. I stedet opfordres de til at skrive en mail til gymnasiet.

Fortrolighed omkring oplysninger i Lectio

Vi understreger meget klart overfor alle medarbejdere, at man naturligvis ikke må bruge sin Lectio-adgang til at tilgå oplysninger, som man ikke har en tjenstlig årsag til at kende. Dette kunne fx være karakterer for andre klasser end ens egne, CPR-numre eller oplysninger om afgåede elever.

Anonymisering i Lectio

Det er muligt, at skjule muligheden for at finde enkeltpersoner, som har tilknytning til Rungsted Gymnasium via Lectio, idet der er givet mulighed for at pseudonymisere/anonymisere navne. Alle som ønsker deres navn fjernet fra Lectio, kan bede skolens administration om at anonymisere navnet. Alle med stamdatarettigheder til Lectio kan fortsat se/fremsøge enkeltpersoner i systemet.